一般方針

定義

本章では、本ポリシー内で使用する主要な用語を定義します。実務上の具体例やケースに基づく説明を併記し、受講者が自分の情報の扱われ方を理解しやすくします。

個人データとは、特定の個人を直接または間接的に識別できる情報を指します。受講者の氏名、連絡先、メールアドレス、受講履歴、ワークショップでのフィードバックや課題提出物などを含みます。例えば、個別コーチングの事例記録では、参加者の同意を得た上で学習経過を記録し、匿名化して教材改善に用いる手順を採用しています。

処理とは、収集、保存、利用、変更、削除、第三者提供など個人データに対するあらゆる操作を指します。ケーススタディで得た実践データを集計して傾向分析を行う場合もこの範疇に入ります。処理は利用目的に一致する範囲で行われ、不要になったデータは所定の保存期間後に適切に消去します。

利用者とは、EcoSoulMaxのウェブサイトを閲覧する個人、セミナー受講者、企業研修の参加者など、本サービスにアクセスまたは利用するすべての個人を指します。実際の研修では受講者をケースごとに分類し、適切なプライバシー配慮のもとで学習支援を行います。

サービスとは、EcoSoulMaxが提供する経済マインドと精神成長に関する講座、ワークショップ、個別コーチング、企業研修、オンラインコンテンツなどを指します。各サービスで収集されるデータの種類や利用方法は、事前説明や同意手続きに基づき管理します。

クッキーとは、ウェブサイトが利用者の端末に保存する小さなデータファイルで、サイトの利便性向上や利用状況の分析に使用されます。EcoSoulMaxでは、セッション維持や利用解析、ユーザー設定の保持に限定して使用し、同意管理を行います。

ユーザーが提供するデータ

受講申込時や問い合わせ時にユーザーが自ら提供する情報です。研修の事例分析に用いる場合は、目的と匿名化方法を明確にした上で扱います。

• 氏名、ニックネーム（ワークショップ内の事例表示に使用）
• メールアドレス、連絡先（連絡やアカウント管理のため）
• 所属組織と役職（法人向けケーススタディ調整のため）
• 受講履歴、ワークショップでの提出物・フィードバック
• 支払情報の一部（決済事業者を通じた処理を含む）
• アンケート回答やセッションでの自己申告データ（分析用に匿名化可能）

第三者から取得するデータ

外部サービスやパートナーから取得する情報は、受講者の同意や法令に基づいて適切に管理します。実務上は決済代行・学習プラットフォーム・分析ツール等が該当します。

• 決済代行事業者を通じた活動情報（当社は詳細データを保持しない場合があります）
• 学習プラットフォームからの利用状況データ（匿名化可能）
• 外部分析ツールからの集計データ（傾向分析用）

処理の法的根拠

個人データの処理は、契約の履行、利用者の同意、法的義務の履行、当社の正当なメリットの範囲内で行います。具体的な事例を示しつつ透明性を確保します。

• 契約の履行：受講契約や決済処理に必要なデータ処理
• 同意：ニュースレターやマーケティング配信など明確な同意を得た処理
• 法的義務：税務や会計、法令で定められた保存義務に基づく処理
• 正当なメリット：サービス改善や不正防止のための必要最小限の処理（利害衡量を実施）

データの共有

当社は、業務委託先や法令に基づく場合を除き、利用者の個人データを第三者に提供しません。共有が必要な場合は、目的と範囲を明確にし、適切な契約と安全策を講じます。

• 決済代行業者（決済処理に必要な最小限情報の提供）
• 学習プラットフォーム事業者（コース履歴の同期）
• 分析サービス提供者（匿名化した集計データの共有）
• 法令に基づく第三者（裁判所や行政機関等への提供）
• パートナー企業（共同開催の研修における参加者情報の共有、事前合意による）
• 人事評価等の目的で企業クライアントから要求されたデータは、事前合意に基づき最小限を提供

保有期間

当社は、利用目的を達成するために必要な期間のみ個人データを保持します。事例別に保存期間の目安を定め、不要になったデータは安全に削除します。

アカウント情報は、利用契約の期間中および解約後の必要な管理期間（税務・会計上の要請など）に応じて保存します。具体例として受講履歴は最長5年間を目安に管理し、その後は匿名化もしくは削除します。

問い合わせ履歴やサポートの記録は対応履歴として3年間保管し、継続的なサポートや品質管理にのみ使用します。

技術ログやアクセスログは運用とセキュリティ目的で最長1年程度保管し、その後は定期的に削除または要約化します。

利用者からの削除要求や保存期間経過後は、安全な手続きによりデータを削除または匿名化します。削除手続きの具体例や想定される影響はケース別に案内します。

利用者の権利

利用者は、自身の個人データに関してアクセス、訂正、削除、処理制限、異議申し立て、データポータビリティなどの権利を行使できます。請求方法や対応事例を示し、手続きの透明性を確保します。

• 個人情報の閲覧：収集している個人データの目的・種類を確認するための請求が可能です。ケース例：過去1年のコーチング契約記録を照会するシナリオ。
• 訂正の請求：誤った連絡先やプロフィール情報の修正を依頼できます。実践ケース：氏名のスペル誤りを修正して、請求書送付先を更新する手順。
• 消去の請求：特定の条件下で当社が保有するデータの削除を求めることができます。シナリオ分析：過去の無料ワークショップ参加記録の削除申請に対する対応フロー。
• 処理制限の請求：データ利用を一時停止して検証を求めることができます。ケースの適用例：支払いステータス確認中のアカウントに対する制限設定。
• データポータビリティ：機械判読可能な形式でデータの提供を受け、他事業者へ移行する選択が可能です。事例：個人の自己啓発履歴をCSVで受け取り、別の学習プラットフォームへ移行する場面。
• 異議申し立て：特定の処理目的（マーケティング等）に対して異議を唱える権利があります。シナリオ：プロモーションメール配信停止の要求とその反映方法。
• 自動処理への対処：重要な判断が自動化されている場合、説明や人的介入を求めることができます。ケーススタディ：自動評価によるコース推薦に対して再評価を依頼する流れ。
• 苦情申し立て：監督当局への苦情申立てを行う権利があります。実務ケース：データ取扱いに関する回答に不満がある場合の次のステップ。

マーケティングとコミュニケーション

EcoSoulMaxは、サービス改善や関連プログラム案内のためにメールやSMSで情報提供を行います。各コミュニケーションは受講履歴や関心領域を踏まえたケース別シナリオに基づき配信されます。配信内容は効果測定により最小化し、不必要な情報送信を避ける設計です。

配信停止は各メール下部の配信停止リンク、または当社サポートへ連絡することで行えます。実務シナリオ：配信停止申請を受けた場合、システム反映→確認メール送信の手順に従います。

第三者リンクと外部サービス

サイト内には外部サイトへのリンクが含まれることがあります。リンク先のプライバシー慣行は当社の管理対象外です。実務的には、ユーザーが外部サービス連携を選択した際に、データ連携の範囲と想定されるケースを明示します。